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Lunes, 09 Noviembre 2015 17:42

¿Cómo hacer que el espacio de reuniones sea efectivo y no una gran pérdida de tiempo?

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"Las reuniones pueden ser una gran posibilidad o un enorme desgaste"

"Ayer estuve todo el día reunido y no llegamos a nada". Esto fue lo que un cliente, un poco frustrado, nos dijo la semana pasada. Es interesante porque esta problemática la traen la mayoría de los líderes que están en proceso de crecimiento.

El trabajo del líder consiste en el modelo 80/20. Es decir, el 20% del tiempo estará dedicado a cuestiones administrativas y el 80% del tiempo a visionar, armar estrategias, desarrollar al equipo, hacer crecer a la compañía, todas tareas que requieren de cierto orden, desarrollo de competencias y además, se desempeñan en reuniones.

1. Agenda y propósito de la reunión.

Esta tarea, que muchas veces se deja de lado, es lo que ordena el espacio y alinea a los participantes.
Poder establecer tiempos para cada tema y dejar un espacio para los temas que surjan, obliga a todos los asistentes a pararse tras el objetivo.
También es importante poder poner por escrito el propósito del encuentro, si es para informar, exponer o tomar alguna decisión.
Tanto la agenda como el propósito del encuentro recomendamos enviarlo por correo previamente o imprimirlo para dejarlo en cada asiento antes de comenzar.

2. Recordar la agenda y asignar un encargado del tiempo.

Cuando se inicia el encuentro es importante chequear que todos los presentes tienen bien claros los tiempos establecidos. Si fuera necesario un ajuste, este es el momento para mencionarlo. Una persona del equipo será la encargada de los tiempos del encuentro para evitar las reuniones larguísimas con poca efectividad en los objetivos.

3. Hacer un "Check in".

Que cada partcicipante pueda decir brevemente "¿Cómo está?" sin responder "Bien" o "Mal" para poder acceder a la emocionalidad de partida del encuentro y si fuera necesario algún tipo de intervención para predisponer mejor a los participantes.

4. Tiempos para hablar y tiempos para escuchar.

"Si no se llega a un acuerdo, se necesitará otra reunión". Es fundamental que todos los que forman parte del ecuentro tengan su espacio para exponer y explorar. De esta forma te asegurarás que todos serán escuchados (en el exponer) y que todos accederán a un espacio formal para hacer las preguntas que necesiten para comprender (en el explorar).
Siempre aconsejamos hacerlo por tiempo para poder acotarlo y además para obligar al cerebro a la efectividad que genera la síntesis, esto evitará que las personas se dispersen.

5. Espacio de intercambio.

Según el tipo de reunión, este momento puede ser utilizado para brainstorming, debates, acordar nuevos puntos de vista. Es el primer espacio de "bajada" y contacto entre los participantes. En esta instancia pueden aparecer, por ejemplo, nuevas ideas que surjen de la unión de dos o más posturas (mencionadas en el punto 3).

6. Diseño de acciones.

Ahora que ya se conoce el panorama, es importante bajarlo al plano del día a día. Poder pasar de la idea a la acción para continuar avanzando en el proceso. Para que la reunión no quede en la nada, recomendamos anotar cada una de las acciones y el nombre del o los responsables de ejecución, así como también los tiempos en que cada uno se compromete a cumplir lo que declaró. En un principio puede resultar incómodo para algunas personas, pero con el tiempo seguramente todos podrán disfrutar de los beneficios que este proceso de "declarar y cumplir" genera.

7. Establecer check points.

Acordar formalmente puntos de chequeo a través de e-mails o de otras reuniones. Esto hará que sean un equipo, ya que todos estarán al tanto del panorama general y los avances correspondientes.

8. Check out.

Antes de agarrar sus cosas e irse es interesante darse unos minutos para que cada integrante pueda decir brevemente "¿Cómo se queda luego de la reunión?". Esto genera un feedback súper enriquecedor, pues brinda información valiosísima para el líder. De esta forma podrá saber si el sistema diseñado está o no funcionando.

9. Flexibilidad.

No existe una sola forma de armar una reunión, es importante contar con una estructura que permita adaptarse según cada caso. Los seres humanos no somos máquinas y no funcionamos todos con el mismo "programa".

Esperamos te sea útil esta nota,

Seguimos en contacto, 

Dante Ribulotta
Coach de negocios.
Twitter: @DanteRibulotta

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