No es tiempo de home office.
Antes de ir al grano quiero mencionar que no estamos haciendo home office. Estamos en cuarentena en el medio de una pandemia y, si bien tiene algunas similitudes, no es lo mismo.
La situación actual nos invita insistentemente a redefinir la cultura de productividad en el mundo laboral y dar una «vuelta de tuerca» a las formas de exigencia y auto-exigencia, invalidando el micromanagement y empoderando a quienes lideran equipos para generar confianza.
Antes de la reunión:
Elegir la plataforma adecuada. Que todas las personas que participen sepan acceder y cuenten rápidamente con los links de acceso y password en caso de ser necesarios.
Asegurarse que cada integrante cuente con los elementos que necesita. Recomendamos el uso de auriculares para evitar acoples y para dar privacidad a la persona que estará del otro lado de la pantalla.
Armar un brief de la reunión. Establecer el propósito. Asignar tiempos a cada espacio. Compartir el brief con las personas que participarán de la reunión por email previamente para ayudar a enfocarse y lograr efectividad en los tiempos.
Establecer un horario de inicio y un horario de finalización. Esto es fundamental para los tiempos que corren ya que las personas están trabajando desde sus casas y tienen su vida productiva corriendo en simultáneo con su vida familiar, doméstica, de relaciones, esparcimiento, etc.
Durante la reunión:
Al inicio, recordar la agenda y el propósito y asignar una persona que se encargue de marcar los tiempos para evitar reuniones larguísimas con falta de foco.
Hacer check in. Que cada participante pueda decir brevemente «¿Cómo está?» sin responder «Bien» o «Mal» para poder acceder a la emocionalidad de partida. Hoy día hemos perdido la cotidianeidad de la oficina, por eso este espacio informal, que sugerimos no dure más de 2 minutos por participante, es importante para poder percibir el estado emocional de inicio. En algunos casos puede ser necesario realizar una intervención para predisponer mejor a los participantes.
Tiempo de explorar y/o exponer. Aconsejamos hacerlo por tiempo para poder acotarlo y además para obligar al cerebro a la efectividad que genera la síntesis, esto evitará que las personas se dispersen o se extiendan innecesariamente. Si el tiempo asignado no es suficiente renegociar el horario de fin de la reunión, chequeando con las personas que participan de la misma o armar pequeñas reuniones con las personas involucradas en el tema para no retener al 100% del equipo.
Tiempo de declaración de acciones. Ahora que ya se conoce el panorama, es importante bajarlo al plano del día a día. Poder pasar de la idea a la acción para continuar avanzando en el proceso. Recomendamos anotar cada una de las acciones y el nombre de quien se hace responsable de la ejecución de cada una, así como también los tiempos en que cada uno se compromete a cumplir lo que declaró.
Establecer check points. Acordar formalmente puntos de chequeo a través de e-mails o de otras reuniones. Esto hará que sean un equipo, ya que todos estarán al tanto del panorama general y los avances correspondientes.
Hacer un check out. Antes de concluir la reunión que cada integrante pueda decir brevemente «¿Cómo se queda luego de la reunión?». Esto genera un feedback súper enriquecedor, pues brinda información valiosísima para quien lidera. De esta forma podrá saber si el sistema diseñado está o no funcionando.
Flexibilidad. No existe una sola forma de armar una reunión, es importante contar con una estructura que permita adaptarse según cada caso.
Personalizar. Es importante conocer la situación de cada persona del equipo para poder acompañar en torno a las necesidades que tenga esa persona. En los grupos grandes, poder «targuetear» a las personas para poder ofrecer acompañamiento de manera personalizada.
Después de la reunión:
Enviar la minuta. Sugerimos que sea una tarea rotativa que pueda tomarla una persona diferente en cada reunión.
¡Seguimos en contacto!
Agostina Fasanella. Business Coach.
